في مرحلة الجامعة كثيرا ما يُطلب منا انجاز بحوث أو عمل تقارير بطريقة جماعية أو العمل كفريق؛ ولا أظن أنّه يوجد منا من لا تعجبه الفكرة فأغلبيتنا نرتاح لفكرة أنّ العمل سيكون مقسما بين أفراد المجموعة و أننا سننتهي منه في وقت أقل مقارنة مع إنجازه بشكل انفرادي, و اجتماع أفراد الفريق هو أهم نقطة لبداية العمل فنختار المكان والزمان وينسق أحدنا اللقاء في مكان مريح، من أجل الاجتماع و تبادل الآراء، والكل سيكون حاضرا متشوقا فتكون جلسة للعصف الذهني وتتوضح صورة المشروع بشكل أدق، ولكن تبقى النقطة الأساسية التي تسبق الانطلاق في تنفيذ المشروع هي: من سينفذ ماذا؛ أي وضع الشخص المناسب أمام المهمة المناسبة، لذلك سيشرح لكم هذا المقال كيفية القيام بهذه الخطوة بفاعلية أكثر و سهولة أكبر من خلال التعرف على مصفوفة RACI.
هذه الأداة الفعالة جدا في توزيع المهام و تقسيم المسؤوليات و الصلاحيات و التي تستخدم في المشاريع ومعتمدة عند الإداريين في أنجح الشركات و استخدامها له الكثير من الإيجابيات في التنفيذ السريع و الناجح للمهمات.
كلمة RACI باللغة الانجليزية هي اختصار لأربعة كلمات إذ تمثل الأحرف الأولى من هذه الكلمات:
Responsable
بمعنى منفذ: وهو المسؤول عن تنفيذ المهمة شخصيا.
Accountable
بمعنى مسؤول: وهو الذي يتكفل بمتابعة المهمة ومتابعة الشخص المنفذ لها ويحرص على تنفيذها بالجودة المطلوبة و في الوقت المحدد (هو المسائل في حالة الفشل).
Consulted
بمعنى مستشار: وهو الشخص الذي نستشيره خلال تنفيذ المهمة، وهو الشخص الذي يجب أن يقدم تغذية راجعة أو يساهم بطريقة استشارية في هذه المهمة.
Informed
بمعنى مخبر فقط , اي الذي يجب اعلامه بالمجريات, ولا يُنتظر منه رد او راي.
مصفوفة RACI من أحسن الأدوات الإدارية لتنظيم الموظفين أو أعضاء فريق المشروع بشكل واضح ومرئي للجميع، فالمسؤول يعرف من سينفذ المهمة والمنفذ على دراية بمن هو مسؤول عن مراقبة ما سينفذه، ويعرف من يستشير عند الحاجة، وأهم أعضاء الفريق هما المسؤول والمنفذ بحيث لا يمكن الاستغناء عنهما بأي شكل من الأشكال على عكس المستشار والمطلع، كما أنّ المنفذ يمكن أن يكون هو المسؤول في بعض المهام.
مثال:
نقاط مهمة :
- يمكن ان يحدد دور اشخاص او إدارات في الجدول.
- المهمة الواحدة (سطر في الجدول) يجب ان يوجد شخص او اداره واحدة فقط تمثل دور المسؤول A .
- يجب ان يوجد لكل مهمة شخص او جهة واحده على الأقل منفذ R.
- يمكن ان يكون دور الشخص او الجهة منفذ ومسؤول A/R.
- يمكن ان يكون شخص او أكثر ليس لهم دور في أحد المهمات.
- لا بد معرفه الفرق بين دور المستشار ودور المخبر وعدم وجود دور للشخص في المهمة وهي للتذكير على النحو التالي:
ليس له دور: ليس له أي علاقة ولا يعلم عنها
مخبر I : يجب اخباره عن هذه المهمة
مستشار C: يجب اخباره ورأيه مهم ومؤثر في إتمام المهمة
- يمكن ان لا تحتوي المهمة على شخص مخبر او مستشار (مو لازم نعلم كل الناس كل المهام :) )
- من المهم ان يكون الجميع مطلع على جدول المهام والمسؤوليات وموافق عليهختاما :
قد لا تكون المنفذ لأمورك الخاصه وتستعين بأحد لمساعدتك وهذا طبيعي, ولكن تأكد
أنك المسؤول عن تحقيق اهدافك في الحياة ولا تبحث عن شماعة تعلق عليها ......
Comments